Infos aus der Geschäftsstelle:
Beim aktuellen Planungsstand zum Umgang mit den Gegebenheiten der Corona-Krise ist es für Sie und Euch ein wichtiges Thema, wie mit den für dieses Jahr geplanten Sommerfreizeiten umgegangen werden soll. Wie in der Rundmail vom vergangenen Freitag angekündigt, möchten wir in diesem Punkt möglichst viel Hilfestellung bieten. Daher haben wir zu den aktuell gültigen Richtlinien für die Bezuschussung von Ferienmaßnahmen unsere Fördermöglichkeiten um die Möglichkeit, Ferien vor Ort stattfinden zu lassen, erweitert. Die AEJ Köln hat dazu in den letzten Tagen einen Eilbeschluss gefasst.
NEU ist die Position 3d: Ferien vor Ort (mit oder ohne Übernachtung)
Die überarbeiteten Richtlinien gehen in Kürze online.Wir bezuschussen „Ferien vor Ort“ mit 1,50 € / NRW-Teilnehmenden (Alter 6 – 26), zusätzlich 5 € pro Kölner Teilnehmenden (Alter 6 – 26) pro Tag. Weitere Fördervoraussetzungen entnehmen Sie bitte den geänderten Richtlinien.Die Anmeldung dazu erfolgt wie gewohnt online:
https://evangelische-jugend.koeln/massnahmenanmeldung/
Für die Kalkulation einer Freizeit und auch einer neuen vor Ort Maßnahme möchten wir Euch und Sie auf folgenden Film auf unserer Homepage hinweisen:https://evangelische-jugend.koeln/zuschuesse/
Direkter Link zum Film: https://www.youtube.com/watch?v=k4nthkesCh8&t=8s
NEU ist in Pos.1 (Mitarbeiterschulungen) und Pos.2 (Bildungsveranstaltungen) die Möglichkeit, bei Webseminaren das Programm von 5 Stunden an zwei Kalendertagen stattfindenden zu lassen, sofern diese nicht mehr als 2 Wochen auseinander liegen. Des Weiteren möchte ich noch einmal auf die Einschätzung der Situation von Ferienfreizeiten für den Sommer hinweisen, die uns – und Ihnen und Euch – von Seiten der AEJ-NRW vorliegt. Wir können an dieser Stelle allerdings keine generelle Empfehlung abgeben, wie Ihr und Sie mit den Sommerfreizeiten umgehen sollt, da die mögliche Absage einer Freizeit die Entscheidung jeden einzelnen Trägers ist und von diesem auch verantwortet werden muss. Tenor ist, dass zum jetzigen Zeitpunkt mit Augenmaß und Verhandlungsgeschick bei eventuellen Stornierungen vorgegangen werden sollte, da zurzeit Stornokosten erhoben werden, so lange keine Reisewarnung oder Reiseverbote für die Sommerferien vorliegen. Individuelle Gespräche und Verhandlungen mit den Gruppenreiseanbietern sind oft zielführend und haben schon ergeben, dass sich viele verhandlungsbereit bezüglich der Stornokosten zeigen. Allerdings sind diese Stornokosten auch – wie schon in unserer Email vom 30.03.2020 beschrieben – unter folgenden Voraussetzungen förderfähig:
Laut Erlass, nach dem die Ausfall- und Stornokosten zuschussfähig sind, sind zunächst alle Möglichkeiten einer kostenfreien oder kostengünstigen Stornierung in Anspruch zu nehmen („Schadensminderungspflicht“). Das schließt die Prüfung einer frühzeitigen Absage von Veranstaltungen mit ein. Die AEJ-Geschäftsstelle prüft nicht, ob die Träger ihrer Verpflichtung zur Schadensminderungspflicht nachgekommen sind. Diese Frage könnte aber Gegenstand einer Prüfung durch das Landesjugendamt oder den Landesrechnungshof sein. Daher empfehlen wir, folgende Punkte zu dokumentieren: Wann wurden Verträge geschlossen? Welche Stornofristen gelten für den Vertrag? Wann wurde warum entschieden, die Maßnahme abzusagen oder sie (noch) nicht abzusagen? Die Dokumentation unterliegt keiner besonderen Form, muss aber im Falle einer Prüfung nachvollziehbar sein.
Die Bezuschussung tatsächlich entstandener Ausfall- und Stornogebühren erfolgt in der Weise, wie die Maßnahme bei ihrer Durchführung bezuschusst worden wäre mittels der bekannten Formulare und analog der Richtlinien 2020 der Evangelischen Jugend in Köln und Umgebung. Das Jupf als zentrale Abrechnungsstelle bearbeitet die Verwendungsnachweise für die abgesagten Maßnahmen, wie sie es auch im Fall der Durchführung getan hätte. Unter den „Ausgaben“ sind die Haus- und Beförderungskosten anzugeben, die den Trägern als „Stornokosten oder Ausfallkosten“ entstanden sind. Kosten für evtl. bereits durchgeführte Vorbereitungen können ebenfalls angesetzt werden. Nicht anerkennen werden wir Materialkosten, da wir bis zum Beweis des Gegenteils davon ausgehen, dass die Materialien auch später noch für die Jugendarbeit verwendet werden können. Bei Ferienfreizeiten ist darüber hinaus anzugeben, wie viele Teilnehmende an der Maßnahme teilnehmen sollten. Evtl. schon angemeldete Teilnehmende sind in der „Teilnehmendenliste“ aufzuführen. Da die Maßnahme nicht stattgefunden hat, kann die Freizeitleitung die Teilnahme naturgemäß nicht durch ihre Unterschrift bestätigen. Wenn darüber hinaus für noch nicht angemeldete Teilnehmende ein Zuschuss gewährt werden soll, muss uns gegenüber dargelegt werden, für wie viele Teilnehmende die Maßnahme ausgeschrieben war. Sofern das für uns nachvollziehbar und plausibel ist, fördern wir bis zu dieser Personenzahl nach den Angaben in unseren Richtlinien. Hier ist nach Kölner und Nicht Kölner Teilnehmenden zu differenzieren. Bei Maßnahmen der Schulung und Bildung ist genauso wie bei den Freizeiten zu verfahren. Erforderlich ist hier zusätzlich die Vorlage des geplanten Programms.
Bei allen Fragen rund um die Bezuschussung von Maßnahmen berät Sie und Euch gerne Frau Gadow unter 0221-931801-11 und gadow@jupf.de